Automatyzacja procesów biznesowych to nie wymiana ludzi na roboty. To zdjęcie z ich biurek czynności, które i tak robili odruchowo.
Przepisywania danych z maila do arkusza. Wysyłania po raz czterdziesty tej samej odpowiedzi. Pilnowania, czy ktoś odpisał na zapytanie z piątku.
Pracujemy z polskimi firmami, w których proces trzyma się na jednej osobie i jej pamięci. Kiedy ta osoba bierze urlop, proces zwalnia o połowę — i wszyscy uznają to za normalne. Nie jest normalne. To po prostu nigdy nie zostało zapisane.
Zaczynamy zawsze od jednego procesu. Dwa tygodnie na pilot, potem decyzja, czy idziemy dalej. Wolimy stracić zlecenie niż wdrożyć coś, co za rok trzeba będzie po cichu wyłączyć.
Po czym poznać, że proces nadaje się do automatyzacji
Nie każdy proces warto automatyzować, a części w ogóle się nie da. Zanim cokolwiek policzymy, sprawdzamy pięć rzeczy.
Powtarza się
Co najmniej kilka razy w tygodniu. Rzecz robiona raz na kwartał nigdy nie zwróci kosztu utrzymania.
Ma zasady
Takie, które da się zapisać zdaniami „jeśli… to…”. Jeśli decyzja zależy od wyczucia, automat może ją przygotować, ale nie podjąć.
Dane wchodzą i wychodzą
Jako tekst, plik albo rekord w systemie. Nie jako rozmowa na korytarzu.
Ktoś dziś robi to ręcznie
I potrafi powiedzieć, ile mu to zajmuje. Bez tej liczby nie ma czego porównywać.
Błąd kosztuje
Pieniądze, czas albo klienta. To ta pozycja najczęściej decyduje o kolejności wdrożeń.
Które procesy automatyzujemy najczęściej
Sześć obszarów, w których wracamy do tych samych problemów niezależnie od branży.
Obsługa zapytań ofertowych
Zapytanie przychodzi mailem, z formularza, z Messengera i z telefonu. Automat zbiera wszystkie kanały w jedno miejsce, wyciąga z treści to, co istotne, i przygotowuje odpowiedź. Człowiek ją zatwierdza.
MAIL · FORMULARZ · CZATOfertowanie i wyceny
Tam, gdzie cena wynika z reguł — metrażu, wariantu, terminu, rabatu — wycena nie musi czekać na wolną chwilę handlowca. Tam, gdzie wynika z rozmowy, automat przygotowuje wszystko poza kwotą.
DOKUMENT · AKCEPTACJAPrzepływ danych między systemami
Ten sam rekord z formularza do CRM-u, z CRM-u do księgowości, z księgowości do arkusza zarządu. Nikt tego nie lubi robić i każdy się przy tym myli.
CRM · ARKUSZ · APIRaportowanie
Raport, który powstaje w poniedziałek rano przez trzy godziny kopiowania, może powstawać sam w nocy z niedzieli. Zysk nie polega na trzech godzinach — polega na tym, że raport zaczyna być czytany, bo jest zawsze.
CYKLICZNIE · BEZ RĄKPierwsza linia kontaktu
Chatbot i voicebot mają sens wtedy, gdy odpowiadają na pytania padające codziennie i uczciwie przekazują resztę człowiekowi. Nie mają sensu jako ściana między klientem a firmą.
CZAT · TELEFONWewnętrzny asystent po firmowej wiedzy
Umowy, procedury, notatki, stare oferty. Asystent odpowiada po firmowych dokumentach i podaje źródło każdej odpowiedzi — bez źródła nie wyświetla nic.
DOKUMENTY · ŹRÓDŁAJak wygląda wdrożenie krok po kroku
Trzy etapy. Po pierwszym i po drugim możecie się zatrzymać bez zobowiązań.
Audyt procesu
Siadamy z osobami, które proces wykonują, a nie tylko z tymi, które go opisują na slajdach. Rozrysowujemy go tak, jak wygląda naprawdę — z obejściami, wyjątkami i tym jednym mailem, który zawsze idzie poza systemem. Dostajecie mapę procesu i listę miejsc, w których automatyzacja zwraca się najszybciej.
Pilot jednego procesu
Budujemy jeden proces z listy, testujemy na prawdziwych danych i puszczamy równolegle do dotychczasowego sposobu pracy. Przez dwa tygodnie robicie wszystko podwójnie i porównujecie wyniki. To kosztuje trochę cierpliwości, ale eliminuje jedyne ryzyko, które w tej robocie naprawdę boli: wdrożenie czegoś, co działa tylko na demo.
Skalowanie i opieka
Wracamy do listy z audytu i idziemy dalej. Każdy działający automat wymaga opieki: systemy zmieniają API, firmy zmieniają zasady, ludzie zmieniają nawyki. Utrzymanie to nie abonament za samo istnienie, tylko konkretne godziny na zmiany i reakcję, gdy coś przestanie działać.
Automat, który raz na sto razy zrobi coś głupiego bez nadzoru, jest gorszy niż brak automatu. Dlatego pilot zawsze chodzi równolegle.
Ile to kosztuje i jak liczyć zwrot
Ceny podajemy po audycie, bo wcześniej byłyby zmyślone. Ale rachunek, który robimy, jest zawsze ten sam i możecie go zrobić sami, zanim do nas napiszecie.
liczba powtórzeń w miesiącu × minuty na jedno powtórzenie × koszt godziny pracy ÷ 60
ile razy w miesiącu coś umyka × ile kosztuje jedno umknięcie
(oszczędność + koszt błędu − utrzymanie) w zestawieniu z kosztem wdrożenia
60 zapytań ofertowych miesięcznie, 25 minut na obsłużenie jednego, koszt godziny 80 zł. To 2 000 zł miesięcznie samego czasu — zanim policzymy zapytania, które ginęły w weekend. Przy takiej skali wdrożenie zwraca się w kilka miesięcy.
Przy sześciu zapytaniach miesięcznie nie zwróci się nigdy i powiemy to na pierwszym spotkaniu.
Automatyzacja a agent AI — czym się różnią
Dwa różne narzędzia, które w rozmowach handlowych zlewają się w jedno hasło. Różnica ma znaczenie, bo decyduje o koszcie utrzymania i o tym, komu wolno zaufać.
Wykonuje reguły
Dostaje dane, przepuszcza je przez warunki i zawsze zachowa się tak samo. Jest przewidywalna i tania w utrzymaniu — i dlatego to od niej zaczynamy. Sprawdza się wszędzie tam, gdzie da się wypisać wszystkie przypadki.
Podejmuje decyzje
Czyta zapytanie napisane ludzkim językiem, rozumie, o co chodzi, wybiera dalszą ścieżkę. Radzi sobie tam, gdzie reguł nie da się wypisać — ale bywa niepewny. Dlatego trzymamy go za bramkami: agent proponuje, reguła sprawdza, człowiek zatwierdza wszystko, co ma cenę albo zobowiązanie.
Wasze dane, RODO i to, gdzie stoi system
Trzy pytania, które padają na każdym spotkaniu, więc odpowiadamy od razu.
Czy nasze dane trafiają do OpenAI albo Google?
Tylko to, co jest niezbędne, i tylko jeśli świadomie się na to zgodzicie. Dane osobowe filtrujemy przed wysłaniem. Dostawcy modeli, z których korzystamy, mają umowy powierzenia i nie uczą się na danych z API — ale to my musimy tak skonfigurować przepływ, żeby to miało znaczenie.
Czy da się bez chmury zewnętrznej?
Da się. W pakiecie partnerskim stawiamy model na Waszej infrastrukturze albo na serwerze w Polsce. Jest wolniejszy i droższy w utrzymaniu — dla części branż to jedyna wersja, która przejdzie przez dział prawny.
Kto odpowiada, gdy automat się pomyli?
My — w zakresie, który zapiszemy w umowie. Dlatego każda decyzja o skutkach finansowych ma człowieka w torze zatwierdzania. Szczegóły przetwarzania danych opisaliśmy w polityce prywatności.
System ofertowy w siedmiu językach
Od zapytania do oferty,
bez czekania na wolną chwilę
DOM48 produkuje domy modułowe w technologii prefabrykowanej i buduje w całej Europie. Zapytania przychodziły z formularza, portali i telefonów — i ginęły w natłoku.
Zbudowaliśmy kompletną ścieżkę: 26 podstron projektów pod wyszukiwarkę, siedem wersji językowych, cztery różne drogi klienta do wyceny i 195 testów, które pilnują, żeby żadna z nich nie przestała działać po zmianie.
Najważniejszy element nie jest techniczny. Asystent nigdy nie podaje ceny w czacie — zbiera potrzeby i przekazuje je człowiekowi, który wraca z konkretem.
Ta jedna zasada — że asystent nie podaje ceny — podniosła jakość rozmów bardziej niż cała reszta systemu. Klient rozmawia z kimś, kto może się umówić, a nie z automatem, który może tylko powtórzyć cennik.
Wdrożenie dla DOM48Cztery pytania, które padają zawsze
Pilot jednego procesu zajmuje dwa tygodnie od zakończenia audytu, a sam audyt trwa 3–5 dni roboczych. Pełne wdrożenie kilku procesów rozkłada się zwykle na 2–4 miesiące, bo idziemy proces po procesie i każdy chodzi najpierw równolegle do dotychczasowego sposobu pracy.
Cenę podajemy po audycie, bo zależy od liczby integracji i od tego, czy proces jest opisany. Rachunek, który robimy, jest jawny: liczba powtórzeń w miesiącu razy czas jednego powtórzenia razy koszt godziny, minus koszt utrzymania. Jeśli z tego wyliczenia nie wychodzi zwrot w rozsądnym czasie, mówimy o tym i nie wdrażamy.
Da się pracować bez API — przez pliki, eksporty, pocztę albo obsługę interfejsu tak, jak robi to człowiek. To rozwiązania wolniejsze i wymagające większej opieki, więc zawsze mówimy wprost, ile kosztuje ta różnica. Czasem tańsze okazuje się dołożenie jednego eksportu po stronie starego systemu niż obchodzenie go dookoła.
W firmach, z którymi pracujemy — nie. Automatyzujemy czynności, na które nikt nie chciał poświęcać czasu: przepisywanie danych, pilnowanie terminów, wysyłanie tych samych odpowiedzi. Zespół zostaje przy pracy, której automat nie zrobi: rozmowie z klientem, decyzji, wyjątku. Jeśli ktoś szuka automatyzacji po to, żeby zredukować etaty, uprzedzamy, że nasz sposób wdrażania nie do tego prowadzi.
Napiszcie, który proces najbardziej uwiera
Odpowiemy, czy nadaje się do automatyzacji — także wtedy, gdy odpowiedź brzmi „nie” i trzeba najpierw uporządkować sam proces. To rozmowa, nie prezentacja handlowa, i nie kosztuje.
Albo po prostu telefon: +48 531 288 472